Organizujesz szkolenie, konferencję naukową albo ważne spotkanie firmowe? Potrzebujesz sali konferencyjnej w stolicy? Mamy dla Ciebie kilka porad, dzięki którym wynajem odpowiedniego miejsca będzie łatwiejszy. Liczba sal konferencyjnych w Warszawie jest duża, więc na pewno znajdziesz coś dla siebie.

Sala konferencyjna w praktyce: nie tylko cena wynajmu ma znaczenie

Cena za wynajem sali konferencyjnej w Warszawie nie może być jedynym kryterium wyboru, ponieważ dla uczestników organizowanego przez Ciebie wydarzenia istotne będą również inne rzeczy. Przede wszystkim bardzo duże znaczenia ma lokalizacja sali. Jeżeli miejsce, które wybrałeś położone jest na obrzeżach stolicy, uczestnicy Twojego spotkania będą musieli poświęcić więcej czasu na dojazd.

Korzystnie będzie jeżeli zorganizujesz konferencję w pobliżu miejsca noclegowego – zwłaszcza jeżeli Twoje wydarzenie będzie trwało kilka dnia albo rozpocznie się dopiero wieczorem, a Twoi goście pochodzą z różnych części Polski czy świata. Zanim wybierzesz salę, umów się na spotkanie i dokładnie ją obejrzyj. Jakie pytania warto zadać właścicielom? O tym w drugiej części artykułu.

Wynajem sali konferencyjnej w Warszawie – o co warto zapytać kontrahenta?

Przed popisaniem umowy o wynajem sali konferencyjnej warto spotkać się z kontrahentem, obejrzeć miejsce oraz ustalić szczegóły związane z konferencją. Jeżeli zamierzasz wyświetlać prezentację, koniecznie zapytaj o możliwość podłączenia komputera i o obecność rzutnika oraz projektora. Istotna jest również pomoc techniczna – poproś o numer telefonu do osoby z obsługi, do której zadzwonisz w razie problemów ze sprzętem.

Jeżeli układ stołów, jaki zastałeś/-aś na miejscu Ci nie odpowiada, zapytaj o możliwość innego ich rozmieszczenia na czas wydarzenia. Bardzo ważną kwestią są również posiłki i napoje.

Zorientuj się, czy dany kontrahent oferuje możliwość serwowania kawy i ciastek albo pełnego obiadu i dowiedz się jaka jest cena za osobę. Może w przypadku dużego grona uczestników konferencji uda Ci się wynegocjować pewien rabat?